Donosimo nekoliko savjeta za kvalitetno praćenje postignuća projekata

• Pažljivo planirajte svoj projekat, ali i njegove ključne pokazatelje uspjeha.

Prilikom smišljanja, pripreme i pisanja projekta uzmite vremena i za promišljanje o ključnim pokazateljima uspjeha projekta koji pripremate. Razmislite o tome kako ćete prepoznati uspjeh ako ga projekt ostvari, kako ćete znati da ostvarujete rezultate koje ste planirali i kako ciljna grupa zna da je došlo do nekog napretka?

Šta vaši korisnici ili ciljna grupa gube ako ne realizirate projekat ili ne održite usluge koje im nudite – planirajte i pratite da biste znali odgovor na ovo pitanje!

• Prikupljajte i pratite (ključne) podatke.

Odlučite kako ćete prikupiti informacije o ključnim pokazateljima uspjeha (indikatorima). Nekad je najbolje da posao možete završiti “iz kuće”. Šta to znači?

U prevodu, vaš projektni tim i razvijeni alati i metode mogu biti izvor informacija o projektu. Planiranje i kreiranje alata koje ćete koristiti (različiti upitnici i obrasci) i redovno praćenje/evidentiranje promjena će olakšati procese monitoringa. Za manje projekte, ovakav vid prikupljanja podataka je sasvim dovoljan, a u skladu sa rastom organizacije i povećanjem zahtjeva, možete koristiti i različite eksterne izvore.

• Budite ažurni i nemojte čekati vrijeme izvještavanja. Može biti kasno i stresno.

Pobrinite se da svi članovi tima, menadžment i uključene strane znaju trenutni status projekta i urađenog posla. Isto tako, učinite im dostupnim sve podatke koji im mogu biti od značaja za neku od faza provedbe. Ako je potrebno, održite dodatne sastanke kako biste odredili očekivanja, prekretnice i rokove. Uredu je planirati i praviti promjene gdje god je to opravdano, bez obzira na fazu projekta.

• Upravljajte očekivanjima i budite svjesni okruženja!

Mnogo je faktora i dešavanja koji mogu utjecati na ishod ili smjer projekta. Važno je imati na umu ove okolnosti tokom različitih faza projekta i ugraditi te neizvjesnosti u svaku strategiju praćenja postizanja rezultata. Imati plan A je važno, a dobar plan B plan može značajno pojednostaviti projekt i održati ga na pravom putu čak i kad se to čini nemoguće.

• Fleksibilnost je jako važna, održavajte je!

Tokom projekta planovi se mogu mijenjati i to je u redu, uz dogovor sa donatorom. Budite spremni napraviti sve potrebne promjene kako biste pratili plan aktivnosti i dosegli planirane rezultate. Ukoliko se mijenjaju okolnosti, očekivanja ili obimi posla, iskomunicirajte te promjene sa timom i po potrebi preraspodijelite posao.

• Planove kreiramo jer su potrebni, pa tako i za monitoring i evaluaciju. Potreban je.

Praćenje i procjena učinka (Project monitoring and evaluation – PME) vitalni je dio svakog projekta jer pomaže pratiti napredak, identificirati rizike, mjeriti ishode i učiti iz povratnih informacija koje prikupimo o određenim aspektima projekta. Međutim, razvoj PME plana može biti izazovan, naročito ako imate više uključenih strana, složene ciljeve i ograničene resurse. Ispod je nekoliko najboljih praksi koje treba slijediti kada želimo kreirati PME plan koji je učinkovit, realan i usklađen s ciljevima vašeg projekta:

a) Odredite svrhu i opseg PME plana.

Prije nego počnete razvijati svoj PME plan, trebate definirati svrhu i opseg svojih PME aktivnosti. Zašto trebate pratiti i evaluirati svoj projekt? Ko su korisnici informacija PME-a? Koja su ključna pitanja na koja želite odgovoriti i koji su to indikatori koje ćete mjeriti? Kako ćete koristiti rezultate PME-a za informiranje, donošenje odluka i poboljšanje učinka?

Pojašnjavanje ovih aspekata pomoći će vam da svoj PME plan usmjerite na najrelevantnije i najkorisnije aspekte vašeg projekta.

b) Odaberite metode i alate za svoj PME.

Nakon što definirate svoju svrhu i opseg, trebate odabrati metode i alate koje ćete koristiti za prikupljanje, analizu i izvještavanje o prikupljenim (PME) podacima. Ovisno o kontekstu projekta, možete koristiti kvantitativne ili kvalitativne metode prikupljanja podataka ili njihovu kombinaciju.

Uspješne priče ili studije slučaja mogu biti vrlo zanimljivi setovi informacija kao vidovi praćenj kvalitativnih pokazatelja uspjeha.

c) Planirajte svoje resurse i odgovornosti.

Razvoj i provedba PME plana zahtijeva odgovarajuće resurse i jasne odgovornosti članova tima ili eksternih saradnika. Procijenite potrebno vrijeme, sredstva (ne samo novac) i ljudske resurse koji će vam biti potrebni za vaše PME aktivnosti i rasporedite ih u skladu s tim.

Članovima tima raspodijelite uloge i zadatke koji se tiču prikupljanja podatka potrebnih za PME tima.

d) Pratite svoj napredak i rizike.

Praćenje je kontinuirani proces prikupljanja i analiziranja podataka o ulazima, izlazima i ishodima vašeg projekta. Pomaže vam u praćenju vašeg napretka prema ciljevima i prepoznavanju svih odstupanja, izazova ili prilika. Trebali biste redovito pratiti svoj projekat, koristeći metode i alate koje ste odabrali. Također, važno je pratiti rizike koji mogu utjecati na izvedbu vašeg projekta, kao što su promjene u okruženju ili pretpostavkama.

e) Procijenite svoje rezultate i učinak.

Evaluacija je sistemska, metodološki definirana, procjena rezultata i utjecaja vašeg projekta. Pomaže vam u realnoj procjeni, koja odgovara na pitanje: U kojoj je mjeri vaš projekt postigao svoje ciljeve i pridonio željenoj promjeni? Trebali biste povremeno procijeniti svoj projekt, koristeći metode i alate koje ste vi ili eksterni konsultant odabrali.

Na kraju, vidimo da je sve važno i da svi koraci moraju biti pravilno izvedeni da bi rezultati bili vidljivi. Posvećenost praćenju procesa, svih aktivnosti, postignuća, doprinijeti će da bolje sagledamo situaciju u kojoj se nalazimo i po potrebi prilagodimo određene aktivnosti bez da ugrozimo kompletan projekt. Plan B postaje važniji od plana A u trenutku kada prepoznamo da je vrijeme da ga upotrijebimo, a prethodno “samo” treba dobro planirati i ažurno pratiti.